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Umgang mit (Befragungs-) Daten
Wir halten uns an die gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie den Standesregeln und Qualitätsstandards der Arbeitsgemeinschaft Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V. bei unseren Befragungen.
Wir schließen üblicherweise mit jeder Organisation vor Beginn der Befragung eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) ab, um unsere Arbeitsweise transparent zu machen und zu erläutern (z. B. wie wir Anonymität sicherstellen), die Befragung auf einem für alle Beteiligten (wir, die Organisation, die Befragten) sicheren rechtlichen Boden durchzuführen und Befugnisse klar zu benennen sowie unsere technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit zu beschreiben.
Phasen der Befragung
Es können drei Phasen von Mitarbeiterbefragungen unterschieden werden, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an den Datenschutz haben.
Klärung der Frage, welche Art von personenbezogenen Daten sind erforderlich?
Organisationen müssen zunächst klären, welche Daten für die Befragung erforderlich sind. Grundsätzlich zielt die DSGVO auf Daten mit Personenbezug ab. Bei Online-Befragungen sind es üblicherweise die E-Mail-Adressen der Befragten, bei Papier-Befragungen Namenslisten, ggf. auch die Firmenanschrift für den Versand der Bögen.
Möglichkeit der automatischen Erfassung bei Online-Befragungen
Bei Online Befragungen besteht die Möglichkeit das Befragte ihre Zuordnung (z. B. Abteilung, Team, Gruppe, Tätigkeit, etc.) selbst auswählen oder aber, dass die Zuordnung automatisch erfasst wird. Dazu werden die Hintergrundinformationen i d. R. aus der Personaldatenbank in die Befragungsstruktur integriert. Darüber hinaus können Hintergrundinformationen aus der Personaldatenbank (z. B. Fehlzeiten, Alter, Geschlecht, Dauer der Zugehörigkeit) mit der Befragung verknüpft werden; so können auf die Organisation zugeschnittene (empirische) Zusammenhänge zwischen subjektiven und objektiven Daten (z. B. zwischen Arbeitsbedingungen und Fehlzeiten) hergestellt werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin begründet, dass die Befragten sich insbesondere bei großen Organisationen nicht falsch zuordnen können. bei diesem Vorgehen müssen die MitarbeiterInnen im Sinne der Transparenz auf die automatische Erfassung hingewiesen werden.
Klärung der Rechtsgrundlage i. S. der DGSVO
Rechtliche Verpflichtung bestehen z. B. bei der Gefährdungsbeurteilung „Psychische Belastung“ gemäß § 5 ArbSchG. Die Mitarbeiterbefragung als Instrument der internen Organisationsentwicklung oder Personalforschung ist aus arbeitsrechtlicher Sicht grundsätzlich unproblematisch.
Ort der Datenverarbeitung
Die Server-Infrastruktur wird im vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Daher unterliegen die gespeicherten Daten ausschließlich dem europäischen Datenschutzgesetz (DSGVO).
Freiwilligkeit der Befragung
Freiwilligkeit bedeutet, dass es den MitarbeiterInnen selbst überlassen ist, ob sie an der Befragung teilnehmen wollen oder nicht. Darüber hinaus sollten MitarbeiterInnen nicht unter Druck gesetzt werden und die Anonymität auch hinsichtlich der Teilnahmebeteiligung sichergestellt sein.
Anonymität der Befragung
Anonymität bedeutet, dass die Ergebnisdaten nicht mit den ursprünglichen Befragten in Bezug gesetzt werden können. Anonyme Daten sind nicht personenbezogen.
Die anonyme Verteilung erfolgt dadurch, dass bei einer Papier-Befragung die Fragebögen ohne Personenbezog ausgegeben werden. Bei einer Online-Befragung erfolgt die anonyme Verteilung entweder über:
- Einen Weblink (Zugangscode) für alle TeilnehmerInnen (Bereitstellung bzw. Verteilung erfolgt innerhalb der Organisation, bspw. im Intranet).
- Einen individuellen bzw. personengenauen Zugang. TeilnehmerInnen wird softwaregestützte ein Link zu der Online-Befragung ausgestellt.
- Über nicht-personenbezogene Zugangsschlüssel nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten zu Befragenden.
Sicherstellung anonymer Datenauswertung und -darstellung
Die Ergebnisdarstellung erfolgt in aggregierter Form (z. B. je Abteilung oder Bereich) und für größere Gruppen mit einer klaren Mindestauswertungsgrenze (empfohlen wird ab 5 Personen). Ergebnisse von Auswertungseinheiten unter der Mindestauswertungsgrenze werden nicht dargestellt; diese können mit anderen Auswertungseinheiten zusammengefasst werden oder sie fließen nur in das Gesamtergebnis mit ein. Eine Merkmalsaggregation oder Kreuzauswertungen (die Verknüpfung von soziodemographischen Daten) ist bei einer anonymen Auswertung nicht erlaubt.
Personenbezogene Auswertung
Bei den Ergebnissen der Beurteilung zum Vorgesetztenverhaltens handelt es sich i.d.R. um ein personenbezogenes Ergebnis, da es sich folglich um eine identifizierbare Person handelt. Daher ist zu prüfen, ob die Ergebnisse im Sinne des Datenschutzes verwertbar sind. Hier gilt es die vorhandene Rechtsgrundlage zu beachten. Das berechtigte Interesse der Organisation das Vorgesetztenverhalten aus Sicht der MitarbeiterInnen zu betrachten ist in jedem Fall schlüssig und bei einer Gefährdungsbeurteilung „Psychische Belastung“ gemäß § 5 ArbSchG zwingend.